השכרת מדפסת למשרד: איך זה עובד ואיך בוחרים מכשיר וספק

השכרת מדפסת למשרד היא הסכם שבו ספק מעמיד לרשותכם מדפסת או מכונת צילום משולבת לתקופה קבועה, תמורת תשלום חודשי. בדרך כלל ההסכם כולל גם שירות טכני, טונרים וחלקים, והחיוב נקבע לפי מספר הדפים שהודפסו בפועל.

לעסק, המשמעות היא שהמדפסת הופכת להוצאה חודשית צפויה במקום רכישה גדולה ותקלות לא מתוכננות. אם אתם עדיין מתלבטים אם זה בכלל משתלם לכם, קראו קודם את המאמר השכרת מדפסות למשרד: האם כדאי?. המדריך כאן מסביר איך זה עובד בפועל, ואיך בוחרים את המכשיר ואת הספק הנכונים.

איך עובדת השכרת מדפסת למשרד?

התהליך אצל רוב הספקים דומה, גם אם הפרטים משתנים:

1. בירור צרכים: כמה דפים אתם מדפיסים בחודש, כמה עובדים משתמשים במדפסת, האם צריך צבע, סריקה או הדפסה בגודל A3.
2. התאמת מכשיר: הספק מציע דגם שמתאים לכמות ולסוג העבודה.
3. הצעת מחיר והסכם: נקבעים תקופת ההתקשרות, התשלום החודשי, כמות הדפים הכלולה והמחיר לדף נוסף.
4. התקנה: טכנאי מביא את המכשיר, מחבר אותו לרשת ומגדיר אותו במחשבים.
5. עבודה שוטפת: המונה של המכשיר נקרא באופן קבוע, ידנית או מרחוק, והחשבון נקבע לפיו.
6. סוף תקופה: מחדשים את ההסכם, משדרגים למכשיר אחר או מחזירים אותו, לפי מה שנקבע בהסכם.

פרטים על השירות אצלנו תמצאו בעמוד שירות השכרת מדפסות.

מה בדרך כלל כלול בהשכרה?

התנאים משתנים בין ספקים ובין חבילות, ולכן חשוב לקרוא את ההסכם. בדרך כלל, השכרה למשרד כוללת:

• המכשיר עצמו: מדפסת או מכונה משולבת להדפסה, צילום וסריקה.
• התקנה והגדרה: חיבור לרשת, התקנת מנהלי התקן במחשבים והגדרת סריקה למייל או לתיקייה.
• שירות טכני: טיפול בתקלות והגעת טכנאי, בדומה לשירות ותחזוקת מדפסות שעסקים מקבלים בהסכם שירות.
• טונרים ומתכלים: ברוב החבילות הטונר כלול, והספק דואג להחליף אותו. נייר בדרך כלל לא כלול.
• חלקים: החלפת חלקים שנשחקים מעבודה רגילה, כמו תוף.
• חיוב לפי מונה: תשלום לפי דפים שהודפסו, לרוב עם הפרדה בין דפי שחור לבן לדפי צבע.

לא כל ספק כולל את כל הסעיפים. שאלו מראש מה בדיוק נכלל, ומה עולה בנפרד.

השכרה או קנייה: מה ההבדל בפועל?

הטבלה הבאה משווה בין שתי הדרכים בנקודות שחשובות למשרד. היא לא מחליפה בדיקה של המספרים שלכם.

השכרה מתאימה בעיקר למשרד שמדפיס כמות קבועה, רוצה הוצאה צפויה ולא רוצה להתעסק בתקלות. קנייה יכולה להתאים למשרד קטן שמדפיס מעט, ומוכן לטפל לבד בתחזוקה ובאספקה.

איך בוחרים מכשיר לפי נפח ההדפסה החודשי?

הטעות הנפוצה היא לבחור מכשיר לפי המחיר בלבד. מכשיר קטן מדי יעבוד קשה, יתקלקל יותר ויאט את העובדים. מכשיר גדול מדי יעלה לכם על יכולת שאתם לא צריכים.

כדי לבחור נכון, התחילו מנתונים:

• כמה דפים אתם מדפיסים בחודש: אם יש לכם מדפסת קיימת, אפשר לראות את המונה שלה בתפריט או בדף הגדרות מודפס. השוו בין שתי קריאות בהפרש של חודש.
• כמה מתוכם בצבע: דף צבע עולה בדרך כלל יותר מדף שחור לבן.
• כמה אנשים מדפיסים: הרבה משתמשים על מכשיר אחד דורשים מהירות גבוהה יותר ומגש נייר גדול יותר.
• איזה גודל דף: אם אתם מדפיסים תוכניות, טבלאות גדולות או חוברות, ייתכן שתצטרכו מכשיר A3.
• סריקה: אם סורקים הרבה, חשוב מזין מסמכים אוטומטי, ועדיף כזה שסורק את שני צדי הדף.

כשבודקים מפרט, שימו לב להבדל בין "נפח הדפסה חודשי מומלץ" לבין "מחזור עבודה מרבי". המספר הראשון הוא מה שהמכשיר בנוי לעבוד איתו כל חודש. השני הוא הגבול העליון, ולא כדאי לעבוד קרוב אליו באופן קבוע. בחרו מכשיר שהנפח החודשי שלכם נמצא בתוך הטווח המומלץ שלו, עם מקום לגדילה.

אילו שאלות לשאול את הספק לפני שחותמים?

הרשימה הזו תעזור לכם להשוות בין הצעות בצורה הוגנת:

1. מה בדיוק כלול בתשלום החודשי, ומה מחויב בנפרד?
2. כמה דפים כלולים בחודש, ומה המחיר לכל דף מעבר לזה, בשחור ובצבע?
3. מה קורה בחודש שבו מדפיסים פחות מהכמות הכלולה?
4. תוך כמה זמן מגיע טכנאי כשיש תקלה, ובאילו שעות?
5. מה קורה אם המכשיר מתקלקל שוב ושוב? האם מחליפים אותו?
6. איך מזמינים טונר, ותוך כמה זמן הוא מגיע?
7. מה אורך ההסכם, ומה התנאים ליציאה מוקדמת או לשדרוג?
8. איך נקרא המונה, ואיך תוכלו לבדוק את החשבון?
9. מה קורה בסוף התקופה: חידוש אוטומטי, החלפה או החזרה?

כדאי לבקש את התשובות בכתב, כחלק מההצעה. כך קל יותר להשוות בין ספקים, ואין אי הבנות בהמשך.

מה עוד כדאי לתכנן כשעוברים להשכרה?

כמה נקודות קטנות שעושות הבדל ביום הראשון ואחריו:

• מקום למכשיר: מכונה משולבת תופסת יותר מקום ממדפסת שולחנית. ודאו שיש נקודת חשמל, חיבור רשת ומקום לפתוח מגשים.
• מי איש הקשר: קבעו עובד אחד שמדווח על תקלות, מזמין טונר ומקבל את החשבון.
• מלאי טונר: גם כשהטונר כלול, כדאי שתהיה במשרד יחידה אחת רזרבית. אם אתם צריכים אספקה גם למדפסות אחרות במשרד, אפשר לבדוק את שירות טונרים ואספקה שוטפת.
• הגדרות חיסכון: ברירת מחדל של הדפסה דו צדדית ושחור לבן יכולה להוריד את מספר הדפים, ובעקבות זה את החשבון.

מה קורה כשהמשרד גדל או משתנה?

משרדים משתנים: נוספים עובדים, נפתח סניף, או שחלק מהצוות עובר לעבוד מהבית. כדאי לחשוב על זה כבר כשבוחרים השכרת מדפסת למשרד, ולא רק כשהשינוי קורה.

• גדילה: שאלו אם אפשר לשדרג למכשיר גדול יותר באמצע התקופה, ובאילו תנאים.
• מכשיר נוסף: בדקו אם אפשר להוסיף מכשיר שני באותו הסכם, למשל לקומה אחרת או לסניף.
• ירידה בהדפסות: אם המשרד מדפיס פחות, בדקו אם אפשר לעבור לחבילה קטנה יותר.
• מעבר משרד: שאלו מי מפרק, מעביר ומתקין את המכשיר במקום החדש.

ספק טוב יבדוק איתכם מדי פעם את נתוני המונה, ויציע שינוי כשהמכשיר כבר לא מתאים לכמות. כך אתם לא משלמים על דפים שאתם לא מדפיסים, וגם לא נתקעים עם מכשיר שעובד קשה מדי.

המלצה: לפני שבוחרים מכשיר, כדאי לבדוק כמה אתם באמת מדפיסים ומה אתם צריכים. בג׳ט קופי נשמח לעבור איתכם על הצרכים של המשרד ולהתאים לכם מכשיר ושירות. צרו קשר לייעוץ.